System Clever

Marketing/Wspomaganie pozyskiwania nowych klientów

Engine Flowers pozwala na rejestrację akcji marketingowych,
przygotowywanie tych akcji itd., analizę opłacalności akcji.
Moduł marketingowy systemu Clever umożliwia przygotowywanie wysyłki materiałów reklamowych (w tym również za pomocą poczty elektronicznej), tworzenie profili osobowych do wysyłki, import danych teleadresowych z zewnętrznych baz danych itd.
System pozwala na rejestrację i planowanie spotkań, telefonów czy innych zdarzeń związanych z pozyskaniem danego klienta. W odpowiednim czasie system przypomni o konieczności przygotowania nowej oferty czy o imieninach danego klienta.
System pozwala na prowadzenie badań marketingowych - możliwe jest wyposażenie go w możliwość skanowania, wczytywania i analizowania ankiet!
System pozwala na rejestrację możliwości sprzedaży czyli otwartych kontraktów, rejestrowanie stanu ich zaawansowania, rejestrowanie przyczyny porażki i zwycięstwa itd. Dzięki temu możliwe jest tworzenie raportów w postaci typowego lejka sprzedaży.

Profilowanie klientów

Clever przechowywać może gigantyczne zbiory informacji o klientach. Dzięki temu oraz dzięki wydajnej platformie Flowers możliwa jest analiza profilu klienta - zarówno w bazie transakcyjnej (OLTP) jak i na poziomie hurtowni danych (OLAP).
Profile klienta mogą istnieć w systemie w prosty sposób - jako kategoria klienta (klient priorytetowy/zwykły/...). Przydzielenie do kategorii może odbywać się ręcznie lub zupełnie automatycznie na podstawie analizy określonych parametrów (obrót, marża, współczynnik zyskowności itd.)
Profile mogą być też znacznie bardziej skomplikowane - tak by w jednym profilu "mieścił" się klienci o podobnych wymaganiach/oczekiwaniach. Profile są doskonałym narzędziem do przeprowadzania z jednej strony masowych a z drugiej strony kierunkowych akcji marketingowych
Clever pozwala na sprawne i wiarygodne zlokalizowanie owych słynnych 20% klientów, którzy przynoszą 80% dochodów. To z kolei pozwala na sprawne zarządzanie rozwojem firmy. Wiemy bowiem, którzy klienci są tak naprawdę wartościowi.

Obsługa klientów

Oczywiście możliwe jest rejestrowanie zamówień w najróżniejszych konfiguracjach. Zamówienia automatycznie trafiają do historii klienta a system potrafi śledzić i wspomagać ich dalszą realizację - łącznie z wystawieniem faktury, sprawdzeniem czy płatność została zrealizowana i wspomaganiem windykacji.
System można skonfigurować tak by inaczej traktował zamówienia w zależności od statusu zamówienia, stanu magazynowego, statusu samego klienta. Oczywiście na każdym etapie pracownik (w zależności od swoich uprawnień) ma dostęp do pełnej historii klienta, co pozwala prowadzić z klientem negocjacje - czy nawet zwykłą rozmowę - w pełnej świadomości kontekstu dotychczasowych kontaktów.

Opieka nad klientami

System w zależności od konfiguracji potrafi rejestrować reklamacje produktów, zwroty wraz z ich przyczyną. Pozwala na badanie stopnia zadowolenia klientów (łącznie z możliwością skanowania i wczytywania ankiet!)
Oczywiście możliwe jest prowadzenie akcji lojalnościowych. Akcje lojalnościowe mogą być zresztą wspomagane na wielu różnych poziomach: tworzenia profili klientów, selekcji danych, automatycznego wydruku materiałów, rejestracji punktów lojalnościowych itd.
Dzięki możliwości rejestracji zdarzeń związanych z klientem możliwe jest precyzyjne i dostosowane do potrzeb i oczekiwań klienta realizowanie usług serwisowych, przeglądów technicznych itd.
Dzięki zunifikowanej "kartotece" klienta przechowywanej przez system bardzo łatwo uruchomić w firmie telefoniczny punkt obsługi klienta - każdy z pracowników takiego punktu profesjonalnie obsłuży klienta mając dostęp do pełnych o nim informacji.
Niezwykle łatwo daje się uruchomić internetowy system obsługi klienta. Wszak Clever jest systemem internetowym - wystarczy zdefiniować prawa dostępu dla nowych użytkowników - klientów.
System można tez wyposażyć w mechanizmy pozwalające na badanie, rejestrowanie i analizowanie satysfakcji klienta, postrzegania całej firmy i konkretnych produktów, zadowolenia z obsługi itd.

Analizy

Clever zawiera wbudowane mechanizmy raportowania, które daje się łatwo dostosować do specyficznych potrzeb i oczekiwań klienta. Raporty mogą być dostępne z poziomu przeglądarki internetowej lub z poziomu aplikacji typu Crystal Reports.
Elementem składowym Clever może być hurtownia danych. Może ona zbierać i przetwarzać dane na poziomie analitycznym. W odróżnieniu jednak od wielu innych tego typu rozwiązań hurtownia danych nie jest osobnym bytem, ale integralną częścią Clever. Do danych analitycznych odnoszących się do danego klienta użytkownik ma dostęp bezpośrednio z "kartoteki" tego klienta.
Raporty mogą być przygotowywane on-line, ale możliwa jest również taka konfiguracja w której szczególnie zasobochłonne raporty wykonywane w czasie niskiego obciążenia systemu (w nocy)

Zarządzanie pracą pojedynczego pracownika

W codziennej obsłudze kontaktów ważne jest prawidłowe rozplanowanie zajęć i działań. Dzięki zintegrowanemu z systemem kalendarzowi - wszystkie zaplanowane zadania dla danego pracownika można odpowiednio ułożyć. Każdy z pracowników z dowolnym wyprzedzeniem może zaplanować spotkanie z klientem. System powiadomi go odpowiednio wcześniej o takim spotkaniu i nie pozwoli (aczkolwiek zależy to od konfiguracji) zaplanować innego spotkania (czy innej czynności w tym samym terminie).
Planowanie czasu pracy i jego właściwe zorganizowanie przy pomocy Clever ogranicza czas bezproduktywności - pozwala na maksymalne wykorzystanie czasu pracy. Jak pokazują bowiem niezależne badania problemem jest takie zorganizowanie dnia, by czas pracy wykorzystany był całkowicie - do pracy, rzecz jasna.
W zależności od uprawnień przełożeni danego pracownika (lub inni pracownicy) mogą mieć dostęp do kalendarza - nie tylko z możliwością podglądu zaplanowanych czynności, ale również z możliwością wstawiania nowych poleceń.
Oczywiście kalendarz jest całkowicie zintegrowany z innymi częściami systemu. Tak więc zaplanowanie spotkania z klientem w okienku "kartoteki" klienta spowoduje automatycznie dodanie odpowiedniego wpisu w naszym kalendarzu.

Koordynacja pracy - workflow

Zarządzanie kontaktami należy rozpatrywać nie w kontekście pojedynczego handlowca, ale w kontekście wszystkich pracowników firmy mających kontakt z klientem: handlowców, specjalistów d/s logistyki, pracowników działu księgowości itd.
Dlatego też Clever w oparciu o Engine Flowers wyposażono w zaawansowane mechanizmy pozwalające na koordynację i sprawne przekazywanie pracy wewnątrz firmy. Mechanizmy workflow pozwalają na automatyczne przekazywanie spraw do osób za nie odpowiedzialnych, automatyczną kontrolę wykonania przydzielonych zadań, automatyzowanie wszelkich procedur obsługi klienta. Jest to wprost wymarzone rozwiązanie dla firm wdrażających system jakości ISO 9000.

Dostęp do danych przez Internet lub Intranet

Niemal cała funkcjonalność systemu dostępna być może przez Internet. Dzięki temu masz dostęp do danych z praktycznie dowolnego miejsca na świecie. Jest to idealne rozwiązanie dla wielooddziałowych przedsiębiorstw. Cała firma może bowiem pracować na jednej bazie danych - współdzieląc informacje o kontaktach.
Pracownik centrali firmy mieszczącej się w mieście X przebywający na delegacji w oddziale w mieście Y ma pełny dostęp do systemu - dokładnie tak samo jak ze swojego stanowiska komputerowego w mieście X.

Oferty

Dzięki zbieraniu wszelkich informacji o kontaktach pracownik firmy może przygotowywać oferty dostosowane do oczekiwań i wymagań konkretnego klienta. Klient otrzymuje więc nie sztampową ofertę, ale ofertę uwzględniającą jego specyfikę, historię dotychczasowych kontaktów itd. itp.
Clever może być rozbudowany o narzędzia automatycznego generowania ofert - na podstawie tabel cennikowych, tabel upustów, ofert specjalnych, statusu klienta, wiarygodności klienta itd.

Informacje o konkurencji

W dzisiejszych czasach istotna jest wiedza nie tylko na temat własnych produktów, ale również na temat produktów firm konkurencyjnych, postrzegania przez potencjalnych, obecnych i byłych klientów naszej i konkurencyjnych firm itd. Dzięki możliwości przeprowadzania badań marketingowych i możliwości automatyzacji wprowadzania informacji w systemie Clever możliwe jest prowadzenie zakrojonych na szeroką skalę badań konkurencji.
Cenną możliwością jest rejestrowanie przyczyn porażek i sukcesów w "możliwościach sprzedaży" (=otwartych kontraktach) co umożliwia analizę słabych i mocnych stron przedsiębiorstwa w kontekście konkurencyjnego rynku.

Minimalizacja utraty klientów

Utratę klientów, bez względu na zastosowane techniki informatyczne czy organizacyjne, uznać należy za naturalny proces w gospodarce rynkowej. Przy pomocy naszych rozwiązań CRM można jednak analizować ten proces i odpowiednio reagować, by utrata klientów była minimalna.
System Clever pozwala na analizowanie tego typu informacji nie tylko w całym zbiorze klientów ale również z podziałem na profile klientów. Dzięki temu możliwa jest lokalizacja klientów szczególnie narażonych na przejście do konkurencji - co z kolei pozwoli na podjęcie odpowiednich działań.

Archiwum dokumentów - docuflow

Kontakt (klient) w systemie Clever to nie tylko sekwencje spotkań, telefonów, listów, faxów. To również dziesiątki dokumentów: ofert, opracowań, analiz, faxów. Dokumenty pojawiają się w formie papierowej lub elektronicznej.
System Clever w oparciu o Engine Flowers umożliwia rejestrację wszelkich takich dokumentów, ich automatyczną indeksację pełnotekstową (z możliwością ręcznego oznaczania dokumentów), przechowywanie w jednej scentralizowanej bazie danych, no i oczywiście wyszukiwanie dowolnych informacji w tej bazie danych itd.
System można wyposażyć w moduły dmt_MultiForms do automatycznego rozpoznawania pisma (OCR) na dokumentach - dzięki skanując dokumenty na skanerach automatycznych - można je od razu wprowadzać do systemu.
Engine Flowers a tym samym Clever wyposażono w niezwykle rozbudowany mechanizm przepływu dokumentów (docuflow). Dzięki temu wszystkie dokumenty związane logicznie z kontaktami gromadzonymi w Clever są przechowywane bezpośrednio w Clever. Dokumentom można wyznaczyć ścieżki jakimi poruszają się w firmie (np. wniosek o zakup komputera trafia do dyr. finansowego a po pozytywnym zaopiniowaniu do prezesa zarządu, a po zatwierdzeniu do działu technicznego)

Rozliczanie pracowników

System Clever wspomaga zarządzanie zasobami ludzkimi nie tylko dzięki koordynacji pracy (mechanizmy workflow) różnych pracowników czy też wspomagania planowania czasu pracy dla każdego pracownika osobno. Clever ułatwia rozliczanie pracy pracowników. Możliwe jest tworzenie elastycznych i wysoce motywujących mechanizmów wynagradzania - w oparciu o rzeczywistą efektywność pracy danych osób.
Menadżerowie wyższego szczebla (w zależności od uprawnień) mogą mieć dostęp do wszelkich informacji wprowadzanych przez pracowników niższego szczebla a w szczególności do kalendarza. Dzięki temu menadżer w niezwykle wygodny sposób może planować czas pracy całego zespołu - po czym rozliczyć wykonanie zadań

Prawa dostępu

System praw dostępu w systemie Clever pozwala na precyzyjne zaplanowanie bezpiecznego schematu dostępu do informacji. Wszystkie dane dostępne przez Internet - są szyfrowane 128-bitowym kluczem co zapewnia całkowitą poufność.
Dostęp do poszczególnych opcji systemu oraz poszczególnych informacji o danych klientach może być zupełnie dowolnie kształtowany. Przykładowo informacje z hurtowni danych mogą być dostępne dla zarządu, zaś informacje z systemu F-K dla wszystkich menadżerów średniego i wyższego szczebla - za wyjątkiem jakiejś określonej grupy klientów - dla których informacje widoczne są wyłącznie dla zarządu.
Oczywiście oprócz wewnętrznych mechanizmów kontroli dostępu Clever wykorzystuje również kontrole dostępu na poziomie serwera SQL.

Integracja

Clever może być łatwo integrowany z innymi systemami używanymi w danej firmie. Nie chodzi tu jednak o proste kopiowanie danych z jednego systemu do drugiego. Clever będąc centralnym systemem służącym do zarządzania kontaktami z klientami stanowi centralne repozytorium w którym dostępne są praktycznie wszystkie niezbędne informacje dotyczące klientów: np. informacje o zaległych płatnościach (z systemu F-K), stanie realizacji zamówień (z systemu logistycznego itd.). Co więcej: w typowym przypadku Clever steruje pracą tych aplikacji (np. samodzielnie wystawia faktury).
Warto przy tym zauważyć, że typowe systemy F-K nie konstruowano z myślą o dużej przepustowości. Dotyczyć to może zarówno platformy bazodanowej jak i interfejsu użytkownika - nieprzystosowanego do dużych ilości informacji.
W takim przypadku Clever może na siebie wziąć efektywne wystawianie dużej ilości dokumentów księgowych. Do systemu F-K trafiają informacje o dokumentach już wystawionych.

Poczta e-mail

System Clever można całkowicie zintegrować z systemem poczty elektronicznej - do tego stopnia, że nie jest konieczne stosowanie żadnego oprogramowania typu "klient poczty e-mail". Listy do danej osoby można wysyłać bezpośrednio z kartoteki tej osoby. Oczywiście system rejestruje wszystkie wysłane i otrzymane maile w odpowiednich kartotekach klientów.
System Clever współpracuje między innymi z serwerem MS Exchange

FAX

System Clever pozwala na wysyłanie i otrzymywanie faxów niemal dokładnie w taki sam sposób jak dzieje w przypadku poczty elektronicznej. Faxy są rejestrowane w kartotece klienta. W efekcie wysyłanie faxów i przeglądanie faxów otrzymanych wykonywane jest z poziomu przeglądarki internetowej. Funkcjonalność ta osiągnięta jest dzięki integracji z zewnętrznymi serwerami faxowymi (m.in. Zetafax)

Urządzenia przenośne/Pocket PC

Przygotowywana jest obecnie wersja systemu, która pozwoli na sprawną wymianę informacji z przenośnymi komputerami typu PDA pracującym pod kontrolą systemu PocketPC.
Natomiast już w obecnej wersji system umożliwia wymianę informacji z terminalami przenośnymi (PSION, Cipher) wyposażonymi w czytniki kodów kreskowych.

Rozpoznawanie pisma/dmt_MultiForms / FineReader

System Clever zintegrować można z systemem dmt_MultiForms. Umożliwia to skanowanie nawet bardzo dużych ilości dokumentów papierowych (przy pomocy skanerów z automatycznym podajnikiem) i rozpoznawanie tych dokumentów zarówno jako formularze jak i dokumenty bez określonej struktury. System dmt_MultiForms zbudowano w oparciu o oprogramowanie FineReader Engine.
Clever może też zostać wyposażony w mechanizmy do automatycznego rozpoznawania tekstu bez określonej struktury - bezpośrednio z dokumentów papierowych

« powrót

UWAGA: powyższe informacje dotyczą całościowej konfiguracji Clever w oparciu o Engine Flowers. Wybór modułów oraz konfiguracja ich systemu wykonywania jest dla każdego wdrożenia osobno.