Systemy archiwizacji i zarządzania dokumentami

W dzisiejszych przedsiębiorstwach coraz większą rolę odgrywa nie tylko błyskawiczny dostęp do niezbędnych informacji, ale również precyzyjna ich selekcja. Co więcej informacje dostępne są nie tylko w formie elektronicznej, ale również w formie papierowej. Coraz częściej w realnej pracy zdarzają sytuacje, w których szukamy odpowiedniego materiału, ale trudno jest nam sobie przypomnieć czy był on przysłany pocztą, faxem czy też może e-mailem.

Ofertę systemów archiwizacji i zarządzania dokumentami kierujemy do firm gromadzących duże ilości dokumentów papierowych lub elektronicznych: od banków (przelewy bankowe, formularze, podania, wnioski kredytowe), przez administrację publiczną (wnioski, podania, dokumentacja) po firmy produkcyjne i usługowe (oferty, dokumentacja naukowa i techniczna)
Oferta jest więc skierowana do firm borykających się z problemem wyszukiwania i dostępu do informacji.

Jak pokazują nasze doświadczenia systemy takie są bardzo mocno zintegrowane z innymi rozwiązaniami funkcjonującymi w danej firmie. Integracja ta jest tak ścisła, że często trudno oddzielić system archiwizacji dokumentów od np. systemu CRM. Dlatego też zdecydowaliśmy się na tworzenie rozwiązań kompleksowych obejmujących nie tylko wyszukiwanie i dostęp od informacji, ale również workflow czy zarządzanie kontaktami z klientem (CRM).

W związku z tym nasze systemy archiwizacji i zarządzania dokumentami opieramy na enginie Flowers co pozwala na łatwą rozbudowę systemu - do pełnej funkcjonalności CRM. Engine Flowers zapewnia stabilną i wydajną platformę umożliwiającą zastosowanie wyrafinowanych mechanizmów przekazywania dokumentów (docuflow). Dzięki oparciu o wydajne serwery SQL rozwiązanie to idealnie nadaje się do wdrożeń u szczególnie wymagających klientów.

Nasze systemy pracują z praktycznie dowolnymi skanerami automatycznymi - do skanowania dużych ilości dokumentów. Najczęściej wykorzystujemy skanery firm Fujitsu, Kodak i Canon.

Zeskanowany lub zarejestrowany w inny sposób dokument elektroniczny jest następnie indeksowany. Indeksacja ta pozwala na późniejsze szybkie wyszukanie dokumentu. Indeksacja oparta być może o ręczne wprowadzanie informacji porządkowych lub - najczęsciej - o rozpoznawanie pisma.

Problemy rozpoznawania pisma (zarówno drukowanego jak i ręcznego) rozwiązujemy przy pomocy enginów rozpoznawania obrazu z rodziny ABBYY FineReader, całej gamy narzędzi firmy KOFAX, i innych systemów.

Bardzo często podczas rozpoznawania dokumentów interesuje nas ich rozpoznanie w formie formularza. Typowy przykład to przelewy bankowe, druki ZUS, różnorakie podania wypełniane na standardowych formularzach itd. naszym sztandarowym systemem rozpoznającym formularze jest wysokowydajny jest dmt_MultiForms.

Przetworzone dokumenty rejestrowane i przeszukiwane są przy pomocy enginu Flowers. Może on współpracować z wieloma czołowymi serwerami SQL umożliwiającymi wyszukiwanie pełnotekstowe. Może również współpracować z ABBYY Morphology Server zapewniającym błyskawiczne kontekstowe przeszukiwanie danych z pełnym wsparciem dla fleksji języka polskiego.

Nasze systemy zapewniają:

• wiarygodną archiwizację dużych ilości dokumentów w formie elektronicznej - a więc minimalizację kosztów przechowywania dokumentów
• wygodne mechanizmy wprowadzania informacji - a więc zwiększenie wydajności pracowników wyszukujących informację
• minimalizację błędów wprowadzania danych - a więc oszczędność kosztów związanych z przechowywaniem błędnych informacji
• błyskawiczny dostęp do danych - a więc oszczędność czasu pracowników
• automatyzację procesów przepływu dokumentów - a więc minimalizację błędów ludzkich

Słowem: Dokumenty "pod ręką". Nawet jeśli będą ich miliony...

Realizując systemy archiwizacji i przetwarzania dokumentów współpracujemy z firmą AutoID Polska należącą do grupy kapitałowej dmt.